Votre entreprise est novice en matière de travail à distance ? Voici ce que nous avons appris chez Audiense au cours des 7 dernières années...

En cette période d'incertitude, plusieurs entreprises ont dû adopter le travail à distance pour une durée indéterminée. Nous aimerions essayer de les aider en partageant notre expérience en tant qu'équipe qui travaille à distance depuis plus de 7 ans.

Avec 7 ans d'expérience à notre actif, 80% de l'équipe travaillant déjà à distance et une transition vers une entreprise entièrement à distance en cours, nous pensons avoir quelque chose à apporter à la table.

Bien qu'il y ait eu de nombreux conseils professionnels partagés par les communautés sur la façon de travailler à domicile, Audiense souhaite partager l'expérience de ses employés sur ce qui leur permet de travailler à domicile tout en étant répartis dans 15 villes différentes.

• Comment créer et soutenir un environnement et une culture de travail à distance.
• Quels outils utiliser pour gérer les tâches quotidiennes et les projets ?
• Les bonnes pratiques de travail à distance qui nous conviennent.
• Des clés pour gérer des équipes à distance.

Si votre organisation vient d'entrer dans le monde du travail à distance et que vous ne savez pas comment naviguer efficacement, nous espérons que ces informations vous seront utiles !

Apprenez à créer un environnement et une culture de travail à distance

Tout d'abord, gardez votre calme ! N'essayez pas de tout mettre en place dès le premier jour et essayez de ne pas être affligé ou frustré parce que vous avez l'impression que rien ne va... Cela prend du temps. Chaque entreprise a ses propres besoins/défis et doit trouver sa propre façon de rendre le travail à distance transparent. Croyez-nous, il s'agit d'un travail continu.

Si vous pensez que la flexibilité et l'adaptabilité sont essentielles dans les environnements de bureau, elles le sont encore plus lorsque vous travaillez à distance. Prenez le temps de découvrir les processus/méthodes qui conviennent le mieux à votre organisation.

Au fil des ans, nous intégrons constamment de nouveaux outils et protocoles, et nous continuons à apprendre comment nous améliorer au quotidien ! En fait, à la fin de cet article, vous verrez l'initiative la plus récente que nous avons prise pour nous assurer que nos employés travaillent dans des environnements productifs et sains.

Quels sont les outils et comment sont-ils utilisés chez Audiense pour gérer le quotidien et les projets ?

Comme le dit bien Alfredo Artiles (cofondateur et directeur technique), "il y a 15 ans, pour travailler efficacement à distance, il fallait investir massivement dans des outils professionnels et dans la connectivité. Aujourd'hui, l'internet à haut débit est monnaie courante dans le premier monde et il existe des outils de vidéoconférence et de collaboration à des prix très abordables. "

Javier Baena (Senior Backend Engineer) ajoute que " les outils sont le cadet des soucis, vraiment... Slack, Hangout, tout ce que vous voulez. Les outils sont étroitement liés à ce que nous faisons et, dans notre cas, ils nous conviennent parfaitement...".

David Matas (App Lead Developer) partage les principaux outils utilisés par notre équipe de développement "Nous utilisons Github pour gérer les problèmes liés au projet. VS Code avec partage en direct pour la programmation en binôme ou en groupe. Cuckoo pour définir les pomodoros. Et Rekaizen pour faire des rétrospectives. "

"Slack et Google Hangout sont essentiels pour nous, car ils facilitent à la fois la communication écrite et les appels d'équipe", déclare Ana Vico (Product Manager) à propos de l'importance des outils de communication au sein de l'équipe. En ce qui concerne la gestion de projet au sein de toutes les équipes (marketing, commercial et produit), elle ajoute : "Trello est très utile pour gérer les projets en équipe et avoir une visibilité sur l'avancement, Google Drive en tant qu'outil collaboratif permet beaucoup d'agilité."

Les bonnes pratiques en matière de travail à distance qui nous conviennent

Réunions d'équipe quotidiennes: chaque matin, l'équipe commerciale (marketing, ventes, support, produits et opérations) tient une réunion rapide au cours de laquelle chaque membre partage les faits marquants de la journée précédente et les objectifs qu'il souhaite atteindre ce jour-là.

David explique : "Nous organisons des réunions quotidiennes pour l'ensemble de l'équipe d'ingénierie et de produits. Il s'agit davantage de voir ses coéquipiers que d'avoir des discussions approfondies (5 minutes). Nous avons également des réunions d'équipe quotidiennes, du moins dans les Apps. Elles durent environ 15 minutes et nous les utilisons pour passer en revue le tableau de bord du sprint, voir ce que nous cherchons à faire avancer au cours de la journée, si nous avons besoin de quelqu'un d'une autre équipe pour résoudre un problème, etc.

Mais ces réunions ont un double objectif, puisqu'elles nous permettent également d'établir un contact personnel. Selon Roisin Mcnamara (Services à la clientèle) : "notre appel quotidien est une façon agréable de commencer la journée et de me rappeler à quoi ressemblent mes collègues (et parfois leurs enfants et leurs amis à fourrure). Le lundi, nous commençons toujours par ce que nous avons fait pendant le week-end... Je pense que c'est important parce que c'est le genre de conversation que l'on a avec ses collègues en prenant un café ou en allant déjeuner. Cela nous permet de rester en contact au niveau personnel, ce qui facilite grandement le travail en équipe".

Réunions hebdomadaires à l'échelle de l'entreprise: Tous les vendredis, l'ensemble de l'entreprise se connecte à une réunion virtuelle. Les équipes de développement et les équipes commerciales se relaient une semaine sur deux pour présenter leurs réalisations, leurs échecs, leurs projets et les faits marquants des deux dernières semaines.

Il semble parfois que nous travaillions en silos et que nous ne soyons pas conscients de tous les efforts déployés par les autres équipes. Notre réunion du vendredi nous permet d'éliminer toutes les barrières qui peuvent exister entre les équipes.

Indiquez aux autres votre disponibilité: Lorsque vous ne pouvez pas vous retourner pour voir si votre collègue est en appel, vraiment concentré sur une tâche, ou tout simplement absent de son bureau, vous pouvez le trouver peu réceptif à la communication virtuelle, mais il est peut-être tout simplement occupé. Nous avons établi un code très simple en utilisant des émojis pour mettre à jour nos statuts Slack qui nous aident à communiquer avec les autres sur notre véritable disponibilité. "C'est très utile car vous savez que les gens ne vous ignorent pas lorsque vous leur écrivez", explique Roisin.

• Déjeuner 🍽
• Arrêt - Maladie 🤒
• Concentré / Ne pas déranger 🔴
• Sur un appel 📞
• Commuting 🚌
• Non disponible 🚫

Utilisation de documents collaboratifs: Luke White (responsable des partenariats) explique que "lorsqu'on travaille sur un projet de groupe ou sur des tâches importantes, il est très utile que tout le monde travaille sur le même "tableau blanc virtuel", en quelque sorte. Vous pouvez voir qui a modifié quoi, vous poser des questions, souligner des points. Une grande séance de brainstorming virtuel".

Encourager les relations sociales entre les membres de l'équipe: Ana souligne l'importance d'avoir des canaux à des fins non professionnelles dans les outils de communication : "Dans Slack, je trouve qu'il est très important d'avoir des canaux avec différents objectifs, comme #random, #Spainfamily, #films-n-tv, #yummy, ce qui nous permet de partager différentes choses, au-delà du quotidien purement professionnel. En travaillant à distance, il est beaucoup plus difficile d'établir des relations personnelles qu'en étant dans un bureau où l'on peut se retrouver pour boire un verre ou organiser une activité, c'est pourquoi ces types de canaux peuvent offrir une certaine approche au niveau personnel".

Le contact physique est également important: Javier Burón (cofondateur et PDG) l'affirme : "L'équipe commerciale se réunit pendant quelques jours tous les deux ou trois mois pour ajuster les tactiques en fonction des résultats et des changements que nous observons sur le marché. "Ces ateliers nous permettent d'interagir les uns avec les autres, de faire du brainstorming et de nous amuser un peu", déclare Roisin.

L'équipe de développement a également ses réunions trimestrielles, au cours desquelles elle réalise des activités de groupe à caractère professionnel, mais aussi ludique. Il n'y a pas une salle d'évasion à Cordoue que nous n'ayons pas visitée ! La semaine dernière, en raison des circonstances, ils ont dû organiser leur première réunion virtuelle, une expérience qu'Alfredo a partagée dans ce fil Twitter.

Et une fois par an, nous organisons un AllHands ! L'ensemble du personnel partage quelques jours de convivialité, de séances créatives, d'activités de renforcement de l'esprit d'équipe et de bonne chère ! Toutes les initiatives s'additionnent pour que nous ayons le sentiment de faire partie d'une équipe qui, pour beaucoup, est déjà une famille !

Des clés pour gérer des équipes à distance

Au-delà de la gestion de projets, la gestion des personnes constitue un défi majeur pour les organisations dont les équipes sont réparties. Pour nos managers et chefs d'équipe, certains aspects sont essentiels...

Confiance

C'est le pilier fondamental pour Javier Burón : "il est impossible de travailler à distance sans confiance, c'est pourquoi tout commence dès le processus de recrutement. Vous devez vous assurer de cocher toutes les cases de ce que la confiance signifie pour vous".

L'autonomie

"Chaque membre de l'équipe doit connaître clairement ses objectifs et ses tâches et disposer des outils et des informations nécessaires pour les mener à bien", explique Alfredo. Il ajoute également : "Contrairement au bureau où il suffit de tourner sa chaise pour obtenir les informations dont on a besoin, à distance, si toutes les demi-heures vous devez attendre la réponse d'autres personnes via le chat ou le courrier électronique, cela peut devenir très frustrant car vous avez l'impression qu'on vous demande de faire beaucoup de choses à la fois et vous perdez votre concentration".

Le leadership, pas la microgestion

"Vous devez communiquer aux membres de votre équipe ce que l'on attend d'eux. Si vous ne leur dites pas, ils risquent d'être perdus", déclare Juan Fernández (chef de produit). "L'équipe de direction doit avoir des objectifs clairs et les expliquer clairement aux membres de son équipe. Il faut du leadership. Pas de microgestion".

Alfredo soutient ce point de vue : "En tant que manager à distance, vous devez partir du principe que votre équipe est concentrée à 100 % sur la réalisation de ses objectifs. Votre rôle est de les aider à définir leurs objectifs et à éliminer tous les obstacles qui les empêchent de les atteindre".

Culture

"Je pense que la culture est dans les détails. Lorsque vous êtes à distance, vous devez vraiment réfléchir à la manière dont vous pouvez appliquer ces détails aux systèmes à distance et à vos processus de travail", déclare Javier Burón. Alfredo ajoute : "si quelqu'un est à distance, nous sommes tous à distance. Je m'explique : lorsqu'une équipe n'est pas distribuée à 100 %, il est très facile d'avoir des conversations de couloir qui génèrent des contextes que les autres membres de l'équipe n'auront pas plus tard dans les réunions auxquelles ils sont présents. Il est important que toutes les informations circulent sous forme écrite. "

Réunions 1:1

"Si l'on ne crée pas d'espaces pour commenter les frustrations personnelles, les aspirations, donner un retour d'information, etc., en l'espace d'un mois, la culture de l'entreprise peut avoir sombré et vous n'en avez pas entendu parler. Plus les réunions individuelles avec votre équipe sont fréquentes, plus le pouls sera proche du temps réel", explique Alfredo.

"Il est facile de maintenir la motivation et le moral face à face ; on les voit, c'est plus palpable. Le langage corporel en dit long", explique Juan. Et il poursuit : "En tant que chef d'équipe, vous devez être particulièrement vigilant et demander constamment un retour d'information. Pour cela, les réunions sont importantes, surtout les réunions en tête-à-tête où l'on voit le visage de son interlocuteur. La technique des feux de signalisation fonctionne très bien pour nous, que ce soit en séance individuelle ou en groupe. C'est une manière simple et très graphique d'expliquer ce que nous ressentons et pourquoi".

Quelqu'un pour s'occuper de nous tous

Nous avons récemment ajouté une nouvelle fonction qui se concentre sur le bien-être de chaque membre de l'équipe. Saman Bhatti (directeur des opérations et chef du personnel) l'explique parfaitement : "J'ai récemment assumé les responsabilités d'un chef du personnel, avec pour priorité de veiller à ce que chaque employé donne le meilleur de lui-même dans un environnement propice. D'autant plus qu'aujourd'hui, plus que jamais, l'entreprise se transforme en une organisation de travail entièrement à distance". Elle ajoute : "Les réunions individuelles doivent être obligatoires : "Les réunions individuelles doivent être obligatoires, les plans de développement, les contrôles du bien-être des ressources humaines, les enquêtes anonymes (santé mentale, productivité hebdomadaire, commentaires de l'équipe) et les réunions d'équipe régulières sont nécessaires.

Nous espérons que notre expérience vous sera utile en ces temps où le travail à distance est devenu une nécessité. N'hésitez pas à nous faire part de vos questions, suggestions ou idées, ci-dessous dans les commentaires ou sur Twitter !